第二新卒で秘書に転職！実際秘書ってどうなの？

2018.05.17

どんな上司につくかによっても仕事内容は変わってきますが、どんな秘書にも共通して言えるのは上司が効率的に仕事ができるようにサポートする仕事、という点です。では具体的にどういったサポートをするのでしょうか。

1.スケジュール管理

具体的には会議や会合を社外の担当者と上司の代わりに連絡を取り調整します。他にも出張の際の航空券、宿泊施設を予約したり、接待のためのレストランの予約なども秘書の仕事に入ります。いかに上司が効率的に仕事をできるかを考え、スケジュールを組めるかが求められます。

2.電話、メール対応

上司宛に来た大量の電話やメールを管理し、必要なものを上司に報告します。全てをチェックしている暇のない上司に変わって、秘書が正しく情報を取捨選択することが求められます。

3.来客対応

4.文書作成

５.その他

上司が働きやすい環境作りのために身の回りの整理整頓や情報管理も秘書の大事な仕事の一つです。また社内外の関係者への慶弔関連、お歳暮、お中元などの手配等も秘書が担当します。

1.気遣いができる人

まず一番に挙げられるのが、気遣いのできる人です。上司が働きやすいような環境にするためにはただ上司の指示に従うだけでなく先回りして考え行動できなければなりません。上司の性格によって求めるものもそれぞれ違うので、相手の求めることを察知しそれに合わせて柔軟に動ける人が向いています。人の世話をするのが好きな人には天職だと言えるでしょう。

2.口が固い人

秘書は上司の電話やメールなども管理するため、一般社員でも知らないような機密情報を扱うこともよくあります。そのためたとえごく身近な人にでも決して口外しない口の固さが必須条件です。逆に友人から聞いた秘密などをすぐ人に話したくなってしまうような人は秘書には向いていないと言えるでしょう。

3.几帳面な人

日々上司のスケジュール管理や膨大な量のメール等を管理するので几帳面な人が向いています。もし重要なメールなどを報告し忘れたり間違えて捨ててしまった、というようなことが起こったら取り返しがつかないことになる場合もざらにあります。よってそういった日々の地味な仕事も責任をもってコツコツ真面目に出来る人がいいでしょう。

4.外国語に堪能な人

これは外資系企業の秘書に限らず日経企業の秘書にもあてはまります。近年はどこの企業も海外進出に積極的で、英語で電話や来客応対をしなければいけない場面も出てくるでしょう。そのため外国語に堪能というのは採用の際にも強みになります。語学力を活かした仕事に就きたい女性には特におすすめです。

ここまで秘書について紹介してきましたが、ではどうやったら秘書になれるのでしょうか。

そもそも、秘書には新卒採用はあまりありません。なぜなら、ここまで見てきたように秘書には高度なビジネスマナーやさまざまな知識が必要とされるため、新卒には向かないからです。そのため逆に以前事務職等を経験していると採用の際有利に働くでしょう。

では事務職でもなかった未経験者には厳しいのかというと、そんなことはありません。

秘書になるには絶対必要な資格というのは特にありません。秘書といえば秘書検定が有名ですが、持っていればビジネスマナーがわかっていることをアピールできるので取っておくといいですが必須ではありません。

また、将来秘書になりたいけど今は事務も未経験で業界の知識もなく不安だ、という人はまずは普通の事務職や総合職からスタートしその企業の秘書課に配属されることを目指す、という道もあります。

いかがだったでしょうか。秘書の業務が多岐に渡っていること、ビジネスマナーや気遣いが特に求められることがわかったと思います。この記事を読んで秘書の仕事は大変そうだと思った人もいるかもしれませんが、そのぶんやりがいもあります。一般の事務職ではできないような社外のトップクラスの役員との出会いだったり、会社の重要事項に関わるなど、それらはやりがいに繋がるだけでなく、今後の自身のキャリアにも大きなプラスになるはずです。人をサポートするのが好き、という人は試しに秘書検定の勉強をしてみるところから始めてみてもいいでしょう。